Databehandleraftale

Aftalen er indgået mellem skolen, der bruger Skoleoverblikket (den dataansvarlige), og Pilgaard Development, CVR 41249269, Nordlyvej 20, 8550 Ryomgård, som driver Skoleoverblikket (databehandleren). Er skolen en folkeskole, er kommunen den dataansvarlige. Ønsker kommunen at bruge sin egen databehandleraftale, så skriv til os.

Aftalen accepteres elektronisk af en administrator på skolens vegne, når skolen oprettes, eller senere i Skoleoverblikket. Administratoren bekræfter dermed at have bemyndigelse til at indgå aftalen. Aftalen gælder, så længe skolen har en konto, og indtil alle skolens data er slettet.

Aftalen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 28, stk. 3. Ved uoverensstemmelse mellem denne aftale og andre aftaler mellem parterne går denne aftale forud for behandlingen af personoplysninger.

Databehandleren behandler personoplysninger for at levere Skoleoverblikket til skolen: skema, ugeplan, SFO-plan, vikardækning, kalender, forældrekommunikation (kontaktbog og beskeder), fravær og fremmøde, ferieindmelding, filarkiv, bestyrelsesmodul, eksport og rapporter. Behandlingen omfatter opbevaring, visning, ændring, afsendelse af e-mails og sletning.

• Elever: navn, klasse, billede, forældretilknytning, fravær og fremmøde (herunder at et fravær skyldes sygdom og forældrenes bemærkning til en sygemelding), ferieønsker og beskeder om eleven.
• Forældre: navn, e-mail, telefonnummer, adresse, billede, samtykke til deling af kontaktoplysninger og beskeder.
• Medarbejdere: navn, e-mail, telefonnummer, rolle, billede, skema, fravær med en valgfri note og vikartimer.
• Bestyrelsesmedlemmer: navn, e-mail og bestyrelsens filer.
• Filer og fritekst: indholdet bestemmes af skolen. Skolen må ikke uploade CPR-numre eller andre følsomme oplysninger, som tjenesten ikke er beregnet til.

Oplysning om, at en elev eller medarbejder er syg, er en helbredsoplysning (GDPR artikel 9). Skolen registrerer elevfravær efter reglerne om elevfravær. Det er nok at registrere, at der er tale om sygdom. Forældre og medarbejdere bliver bedt om ikke at skrive diagnoser eller andre helbredsoplysninger i bemærkningen, og skolen bør heller ikke selv gøre det.

• Behandler kun personoplysninger efter skolens dokumenterede instruks, som er denne aftale og skolens brug af Skoleoverblikket, også når det gælder overførsel til lande uden for EU/EØS (se afsnit 7). Kræver EU-ret eller dansk ret anden behandling, giver vi skolen besked først, medmindre loven forbyder det.
• Giver straks skolen besked, hvis en instruks efter vores vurdering strider mod databeskyttelsesforordningen eller anden databeskyttelseslovgivning.
• Sikrer, at alle, der har adgang til oplysningerne, har tavshedspligt.
• Hjælper skolen med at besvare de registreredes anmodninger om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og dataportabilitet (GDPR artikel 15–22), så vidt muligt via funktionerne i Skoleoverblikket.
• Hjælper skolen med sikkerhed, anmeldelse af brud, konsekvensanalyser og forudgående høring (GDPR artikel 32–36).
• Stiller de oplysninger til rådighed, som er nødvendige for at vise, at aftalen overholdes, og giver mulighed for revision, se afsnit 9.

• Al trafik er krypteret med TLS (https).
• Hver skoles data er adskilt fra andre skolers. Adgang kræver login, og hver bruger ser kun det, rollen giver adgang til (administrator, medarbejder, forælder, bestyrelse).
• Adgangskoder gemmes kun som hash, aldrig i klartekst.
• Database, uploadede filer og sikkerhedskopier opbevares i EU. Databasen sikkerhedskopieres dagligt.
• Fejllogs indeholder kun tekniske oplysninger og interne id'er. Navne, kontaktoplysninger og indtastede data fjernes, før en fejl logges.
• Kun databehandlerens egne folk med et driftsmæssigt behov har adgang til produktionsdata.

Skolen giver generel forudgående godkendelse til, at databehandleren bruger underdatabehandlere. De nuværende står på listen over underdatabehandlere.

Før en ny underdatabehandler tages i brug eller en eksisterende udskiftes, får skolens administratorer besked på e-mail mindst 30 dage før. Skolen kan gøre indsigelse inden da. Kan vi ikke imødekomme en berettiget indsigelse, kan skolen opsige abonnementet.

Underdatabehandlere pålægges tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale. Databehandleren hæfter over for skolen for underdatabehandlernes overholdelse.

Personoplysninger overføres kun til lande uden for EU/EØS, når der er et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V, fx en tilstrækkelighedsafgørelse (herunder EU-U.S. Data Privacy Framework) eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Hvilke underdatabehandlere det gælder, står på listen.

Opdager databehandleren et brud på persondatasikkerheden, får skolen besked uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter, at vi er blevet opmærksomme på det. Beskeden beskriver så vidt muligt bruddet, de berørte oplysninger og registrerede, de sandsynlige konsekvenser og de tiltag, vi har iværksat, så skolen kan anmelde bruddet til Datatilsynet inden for 72 timer.

Skolen kan én gang om året, og derudover ved konkret mistanke om brud på aftalen, bede om skriftlig dokumentation for, at aftalen overholdes. Fysisk tilsyn aftales på forhånd og afholdes for skolens regning. Skolen kan lade en uafhængig revisor med tavshedspligt foretage tilsynet på sine vegne.

Datatilsynet og andre myndigheder, der efter loven har adgang til databehandlerens faciliteter og oplysninger, får den adgang.

Når abonnementet er opsagt, kan skolen fortsat logge ind i 90 dage. Under Eksporter kan skolen selv hente timer pr. medarbejder, timer pr. fag, det komplette skema og UVM-timetal, og under Fravær kan fraværet hentes som Excel-fil. Øvrige data, fx elever, forældre, beskeder og uploadede filer, udleverer vi på anmodning til kontakt@skoleoverblikket.dk inden sletning.

Skolens administratorer får en e-mail 7 dage før sletning. Derefter sletter databehandleren automatisk alle skolens data permanent: database, uploadede filer og brugernes logins. Sikkerhedskopier af databasen gemmes i 14 dage og overskrives derefter, så de sidste kopier af skolens data er væk senest 14 dage efter sletningen.

Skolen kan bede om at få data slettet tidligere ved at skrive til os. Data slettes ikke, hvis EU-ret eller dansk ret kræver, at de opbevares.

Ændres aftalens tekst, får den et nyt versionsnummer, og skolens administratorer bliver bedt om at acceptere den nye version i Skoleoverblikket. Indtil den nye version er accepteret, gælder den hidtidige. Vil skolen ikke acceptere den nye version, kan skolen opsige abonnementet.

Aftalen er underlagt dansk ret, og uenigheder afgøres ved de danske domstole. Spørgsmål om aftalen: kontakt@skoleoverblikket.dk.